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Adesão ao Envio da Fatura Eletrónica

Em conformidade com o previsto no artigo 299.ºB do Código dos Contratos Públicos, republicado no Anexo III do Decreto-Lei n.º 111-B/2017 de 31 de agosto, conjugado com a Portaria 426-A/2012 de 28 de dezembro e a Portaria 289/2019 de 5 de setembro, os agentes económicos do Município de Viseu devem aderir ao envio da fatura por via eletrónica, salvo nos casos de impedimento que a Lei determinar.

Com objetivo de facilitar aos fornecedores a adesão ao projeto, o Município de Viseu selecionou a empresa Saphety, pois esta oferece uma solução de troca eletrónica de documentos de fácil utilização, quer através da integração ponto a ponto (EDI), quer através da sua plataforma SaphetyDoc (www.saphety.com).

O processo de EDI efetua-se através do envio para endereço de correio eletrónico do ficheiro XML, acompanhado de um PDF com a imagem da fatura que deverá ser certificada digitalmente. O ficheiro XML tem de ter o formato UBL2.1. O XML no formato UBL 2.1 terá de ter obrigatoriamente os dados que devem constar da fatura, incluindo o número de compromisso. O Município valida este número e a fatura não será aceite se o mesmo for inválido. Para o efeito deverá contactar a Saphety, que o/a irá aconselhar a melhor solução para implementar o processo de Faturação Eletrónica com o Município de Viseu.

Contactos

Saphety Sales

sales@saphety.com

210 114 620

O que é uma Fatura Eletrónica?

A fatura eletrónica é "uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”. Esta é a definição que consta na Diretiva 2014/55/EU, que determinou a obrigatoriedade de faturação eletrónica nos contratos públicos, a partir de 2019.

Em termos da legislação europeia, não é suficiente enviar por e-mail a um cliente uma fatura em PDF para que esta seja considerada uma fatura eletrónica. A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada diretamente do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.

Uma apresentação visual da fatura (em imagem digital ou PDF, por exemplo) pode ser criada, com o objetivo de ser compreensível ao utilizador, mas é apenas um complemento à transmissão eletrónica dos dados de faturação – e não o objetivo principal.

O que não é considerado uma Fatura Eletrónica?

Costuma enviar as suas faturas exclusivamente em PDF para os seus clientes? Nesse caso, e segundo a definição europeia oficial, a sua empresa não está a utilizar faturação eletrónica. O PDF para o cliente final não é o único caso que recai fora do âmbito do e-Invoicing.

Os seguintes documentos não são considerados faturas eletrónicas ao abrigo da norma europeia (apesar de incluírem a emissão da fatura em formato digital):

Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
Imagens de faturas, em formato .jpg, .tiff ou outros;
Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail;
OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.

Tenha ainda em conta que faturas enviadas eletronicamente para o sistema do cliente, mas que não sigam o modelo standard de fatura aprovado pela Comissão Europeia, também estão em incumprimento da Diretiva.

Para que, a partir de 2021, possa continuar a fornecer bens e serviços à Administração Pública – em Portugal e nos restantes Estados-Membros –, deverá adaptar o seu sistema para uma faturação eletrónica, seguindo as regras europeias.

Quando entrou em vigor a Faturação Eletrónica na Administração Pública?

Com a publicação do Decreto-Lei nº123, de 28 de dezembro, e para que os vários intervenientes possam garantir a correta gestão da mudança relativamente a este processo –, o Governo estabeleceu uma adoção gradual da faturação eletrónica:

Prazos gerais previstos na Diretiva Europeia

Até 18 de abril de 2019: este foi o prazo com que os Estados-Membros contaram para transpor e implementar as obrigações de fatura eletrónica nos processos de contratação pública.

Até 18 de abril de 2020: as entidades públicas sub-centrais (regionais ou locais) puderam beneficiar de um alargamento do prazo para a aplicação da Diretiva.

Que elementos devem constar da Fatura Eletrónica?

O Decreto-Lei n.º 111 – B/2017, relativo ao Código de Contratos Públicos, aponta os seguintes elementos a constar na fatura eletrónica, de forma obrigatória, "sempre que aplicável”:

1. Identificadores do processo e da fatura;

2. Período de faturação;

3. Informações sobre o cocontratante;

4. Informações sobre o contraente público;

5. Informações sobre a entidade beneficiária, se distinta da anterior;

6. Informações sobre o representante fiscal do cocontratante;

7. Referência do contrato;

8. Condições de entrega;

9. Instruções de pagamento;

10. Informações sobre ajustamentos e encargos;

11. Informações sobre as rubricas da fatura;

12. Totais da fatura.

Para mais pormenor, o Decreto-Lei nacional indica que o modelo de fatura eletrónica a seguir deve ser o estabelecido pela norma europeia respetiva, elaborada pelo CEN – Comité Europeu de Normalização (enquadrada para Portugal pelo IPQ – Instituto Português da Qualidade).

Esta norma inclui o modelo semântico de dados a adotar (informação contida na fatura) e a lista de sintaxes (formato ou linguagem usado na transmissão da fatura). O modelo standard tem em conta elementos comuns (aplicáveis a todos os Estados-Membros e países) e aspetos legais que refletem as exigências específicas (como a taxa de IVA, por exemplo), a nível nacional, local ou setorial.

A Legislação só tem impacto nas Entidades Públicas?

Não. As regras aplicam-se à faturação no âmbito da contratação pública e, por isso, têm impacto também nos fornecedores privados. De reforçar que a norma europeia foi desenvolvida de forma a poder ser usada pela Administração Pública e por empresas privadas.

A sua organização está abrangida pelas novas regras?

A obrigação de fatura eletrónica aplica-se a todas as empresas que estejam abrangidas por contratos públicos, assim como as autoridades e entidades públicas (seja como emissoras ou recetoras da faturação, dado que os sistemas eletrónicos respetivos devem estar prontos a exportar ou importar este tipo de documentos).

A única exceção prevista, referida tanto pela Diretiva comunitária como pelo Decreto-Lei português, vai para a "execução de contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança”.

Quais as vantagens da Fatura Eletrónica?

As novas regras europeias pretendem harmonizar a faturação da contratação pública europeia, simplificando os contratos transfronteiriços.

"Na ausência de uma norma comum, os Estados-Membros decidem, quando promovem ou tornam obrigatória a utilização das faturas eletrónicas nos contratos públicos, desenvolver as suas próprias soluções técnicas com base em normas nacionais distintas”, explica a Diretiva comunitária, acrescentando que "a multiplicidade de normas não interoperáveis dá origem a uma excessiva complexidade, bem como a uma insegurança jurídica e a encargos adicionais de exploração para os agentes económicos que utilizam faturas eletrónicas nos Estados-Membros”.

O modelo de Fatura Eletrónica a adotar é flexível?

Esta é uma preocupação relevante de empresas e entidades públicas, dado o carácter muito específico de alguns contratos, a nível setorial ou mesmo em resultado de acordos bilaterais.

Para abarcar as diversas situações existentes na contratação pública europeia, a norma europeia prevê um componente base (CORE) na fatura eletrónica e duas variações possíveis. Fique a par das diferenças:

1. CORE – informação standard obrigatória em todas as faturas eletrónicas europeias;

2. CIUS (Core Invoice Usage Specification) – versão restrita do modelo standard, em que os campos abertos disponibilizados no CORE são fechados apenas a uma ou algumas opções (por exemplo: limitar as formas de pagamento a uma opção específica). Para evitar problemas de interoperabilidade, é aconselhável que os compradores que recebem as faturas estejam aptos a receber o CORE na sua forma completa (sem limitar opções) ou que adotem as normas mais usadas;

Extensões – acrescento de novos elementos não previstos no modelo standard, resultado de um acordo bilateral entre fornecedor e cliente. Apesar de possíveis, as extensões não estão em conformidade com a norma europeia. Por essa razão, a Comissão Europeia recomenda que as entidades públicas estejam aptas a receber também o modelo standard (e não limitem a receção a um modelo específico com extensões).